Tenggarong – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara (Kukar) memastikan pengelolaan dan pemusnahan arsip di Organisasi Perangkat Daerah (OPD) telag berjalan sesuai regulasi yang berlaku.
Selain memberikan pendampingan dalam penataan dokumen, Diarpus juga menegaskan setiap proses pemusnahan arsip harus mengikuti prosedur resmi untuk menjaga tertib dalam beradministrasi pemerintahan.
Kepala Diarpus Kukar, Aji Lina Rodiah mengatakan, pihaknya siap membantu OPD yang membutuhkan bimbingan dalam memilah dan melakukan pemberkasan arsip.
Tim Diarpus akan turun langsung untuk memastikan arsip yang masih memiliki nilai guna tetap terjaga, sementara dokumen yang sudah melewati masa retensi dapat ditindaklanjuti sesuai ketentuan.
“OPD yang membutuhkan pendampingan bisa mengajukan permohonan, dan kami akan membantu memilah serta melakukan pemberkasan arsip sesuai ketentuan,” ujarnya, Kamis (6/3/25).
Ia juga menyebut, pemusnahan arsip tidak boleh dilakukan sembarangan. Setiap OPD yang ingin memusnahkan dokumen harus mengajukan izin tertulis kepada Bupati dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Setelah mendapat persetujuan, proses pemusnahan akan dilakukan dengan metode yang aman dan sesuai ketentuan.
“Pemusnahan arsip harus melalui prosedur yang benar, yaitu dengan izin tertulis dari Bupati dan ANRI. Kami memastikan proses ini dilakukan tanpa metode pembakaran, melainkan dengan mesin penghancur kertas,” jelasnya.
Lebih lanjut, Lina menjelaskan pemusnahan arsip dilakukan terhadap dokumen yang sudah tidak memiliki nilai guna administrasi, hukum, keuangan, maupun sejarah.
Sebelum dimusnahkan, arsip akan diseleksi berdasarkan jadwal retensi yang telah ditetapkan. Arsip yang masih bernilai akan disimpan sebagai arsip statis dan diserahkan ke Lembaga Kearsipan Daerah (LKD).
Ia berharap setiap instansi semakin tertib dalam menyimpan, mengelola, dan memusnahkan dokumen agar sesuai dengan aturan yang berlaku.
“Kami siap membantu OPD dalam setiap tahap pengelolaan kearsipan. Kepatuhan terhadap aturan sangat penting agar arsip yang disimpan maupun dimusnahkan benar-benar sesuai regulasi,” pungkasnya. (adv/ak/ko)
